Auszahlungen an Kandidaten

Warum das zählt

Kandidaten für erledigte Arbeit zu bezahlen – Take-home-Aufgaben, Portfolio-Einreichungen, Fragebögen – zeigt Wertschätzung für ihre Zeit. Bezahlte Phasen verbessern die Abschlussraten und ziehen stärkere Bewerber an. Das Auszahlungssystem deckt den gesamten Lebenszyklus ab: Konfiguration, Zahlungsanforderungen der Kandidaten, Bearbeitung durch das Team und automatische Erinnerungen.

Auszahlungen für eine Phase aktivieren

Auszahlungen gelten für Phasentypen, bei denen der Kandidat eine Einreichung abgibt – Fragebögen, Portfolio-Reviews, Programmieraufgaben und Video-Einreichungen. Phasentypen ohne Einreichungsschritt (Team-Bewertung, Vorstellungsgespräch, Referenzprüfung, Angebot) können keine Auszahlung anbieten. Öffnen Sie den Konfigurationsbereich der Phase und aktivieren Sie Auszahlung aktivieren. Wenn aktiviert, erscheinen zwei Felder:

Feld	Beschreibung
Betrag	Der Auszahlungsbetrag (z. B. 500.00)
Währung	Eine der Optionen USD, EUR, GBP oder PLN

Die Auszahlung wird automatisch erstellt, wenn der Kandidat die Einreichung für die Phase abschickt – nicht schon beim Erreichen der Phase. Es ist kein manueller Schritt erforderlich – sobald die Einreichung vorliegt, erhält der Kandidat eine E-Mail-Benachrichtigung und sieht einen Hinweis in seinem Kandidatenportal.

Sie können Auszahlungen für mehrere Phasen in derselben Pipeline aktivieren. Jede Phase verwaltet ihre Auszahlungen unabhängig.

Unternehmens-Auszahlungseinstellungen

Bevor Kandidaten Rechnungen einreichen können, konfigurieren Sie Ihre Unternehmensdaten unter Hiring-Einstellungen > Auszahlungs-Unternehmensdaten. Diese Angaben werden Kandidaten angezeigt, die die Zahlungsmethode Rechnung wählen.

Feld	Beschreibung
Firmenname	Ihr rechtlicher Unternehmensname
Firmenadresse	Rechnungsadresse (mehrzeilig)
Steuer-ID	USt-IdNr. oder Steueridentifikationsnummer
E-Mail-Adresse für Rechnungen	Wohin Kandidaten ihre Rechnungen senden sollen
Zahlungshinweise	Zusätzliche Hinweise (z. B. Bestellnummer-Anforderungen, Zahlungsbedingungen)

Wenn diese Felder leer sind, sehen Kandidaten, die Rechnung wählen, eine allgemeine Nachricht. Füllen Sie sie aus, bevor Sie Auszahlungen aktivieren.

Optionale Übergabe an die Finanzabteilung

Hiring kann den Personen, die Kandidaten auszahlen, eine sichere Zahlungsanforderung per E-Mail senden. Sie brauchen dadurch weder ein Kit-Konto noch ein weiteres Dashboard. Tragen Sie unter Hiring-Einstellungen > Auszahlung & Rechnungsstellung das Finanzpostfach ein und bestätigen Sie die Adresse über die E-Mail von Kit.

Die beiden Adressen erfüllen unterschiedliche Aufgaben:

• Die E-Mail-Adresse für Rechnungen wird Kandidaten angezeigt und empfängt deren Rechnungen.
• Das Finanzpostfach ist nicht öffentlich. Ist es bereits verifiziert, wenn ein Kandidat vollständige Rechnungs-, PayPal- oder Spendendaten übermittelt, empfängt es einen sicheren Link für diese Auszahlung.

Beide Angaben können auf dasselbe Sammelpostfach verweisen. Kit speichert sie dennoch getrennt, damit Recruiting und Finanzabteilung ihre Aufgaben unabhängig voneinander verteilen können. Wenn Sie das Finanzpostfach leer lassen, bleibt der unten beschriebene manuelle Ablauf bestehen.

Auf der Detailseite einer Auszahlung starten Sie die Übergabe mit An die Finanzabteilung senden, falls die zahlungsbereite Auszahlung nicht automatisch gesendet wurde. Nach einem Zustellfehler wählen Sie Erneut versuchen. Liegt die Anfrage bereits bei der Finanzabteilung, ersetzt Erneut senden sie durch eine neue. Jede Wiederholung geht an das aktuell verifizierte Finanzpostfach, legt einen eigenen Versuch in der Aktivitätenübersicht an und deaktiviert den bisherigen sicheren Link. Klären Sie zuerst mit der Finanzabteilung, ob die Zahlung möglicherweise bereits bearbeitet wird.

Die E-Mail nennt den Betrag, eine maskierte Zahlungsmethode und eine eindeutige Referenz. Die vollständigen Zahlungs- oder Spendendaten sind nur über den sicheren Link erreichbar. Die erste Seite zeigt bewusst nur maskierte Angaben, damit automatische E-Mail-Scanner keine vom Kandidaten übermittelten Daten erfassen. Die Finanzabteilung muss die Daten im Browser ausdrücklich einblenden. Wer den Link besitzt, kann die Transaktions- oder Spendenreferenz und den eigenen Namen erfassen. Bei Spenden lässt sich außerdem optional ein Beleg hochladen. Der Link meldet die Person jedoch nicht bei Kit an, und Kit überweist kein Geld.

Wie Kandidaten ihre Zahlung anfordern

Sobald ein Kandidat die Einreichung in einer bezahlten Phase abgeschickt hat, sieht er in seinem Kandidatenportal ein Banner mit der Schaltfläche Zahlungsdaten übermitteln. Er wählt eine von drei Methoden:

Rechnung

Der Kandidat gibt seine Banküberweisungsdetails an:

• Name und Firma des Empfängers
• IBAN und BIC/SWIFT-Code
• USt-IdNr. (optional)
• Rechnungsadresse

Ihre Unternehmensdaten (Firmenname, Adresse, Steuer-ID, E-Mail-Adresse für Rechnungen, Zahlungshinweise) werden angezeigt, damit der Kandidat sie auf seiner Rechnung angeben kann. Die eingereichten Rechnungs- und PayPal-Zahlungsdaten werden verschlüsselt gespeichert.

PayPal

Der Kandidat gibt seine PayPal-E-Mail-Adresse an. Ihr Team sendet die Zahlung direkt über PayPal.

Spende an eine NGO

Anstatt die Zahlung zu erhalten, kann der Kandidat Ihr Unternehmen bitten, den Betrag an eine Nichtregierungsorganisation zu spenden. Er gibt an:

• Name der NGO
• Website-URL der NGO

Der Kandidat gibt die Organisation und deren Website an; Kit prüft beides nicht. Die Finanzabteilung sollte die Organisation und die Spendenhinweise unabhängig bestätigen, bevor sie Geld überweist.

Sobald der Kandidat vollständige Angaben übermittelt hat, ist die Auszahlung zahlungsbereit und Ihr Hiring-Team wird per E-Mail und In-App-Benachrichtigung informiert. Wenn ein bestätigtes Finanzpostfach hinterlegt ist, legt Kit einen nachvollziehbaren Versuch für die Finanzabteilung an und sendet die Anfrage für Rechnungs-, PayPal- und Spendenauszahlungen automatisch.

Auszahlungen bearbeiten

Navigieren Sie zu Hiring > Payouts, um das Auszahlungs-Dashboard aufzurufen. Es ist in zwei Bereiche unterteilt:

Handlung erforderlich

Auszahlungen mit Handlungsbedarf sind danach gruppiert, wer als Nächstes zuständig ist: der Kandidat, Ihr Team für eine manuelle Zahlung oder die Finanzabteilung. Außerdem sehen Sie, ob Kit die sichere Anfrage gerade sendet, ob der Mailserver sie angenommen hat oder ob nach fehlgeschlagenen Zustellversuchen ein Eingreifen erforderlich ist.

Für jede Auszahlung können Sie die vom Kandidaten eingereichten Zahlungsdetails einsehen und Maßnahmen ergreifen:

• An die Finanzabteilung senden – Senden Sie jede zahlungsbereite Auszahlung, einschließlich Spenden, an das aktuell verifizierte Finanzpostfach. Fehlgeschlagene Anfragen lassen sich wiederholen; bereits zugestellte Anfragen können durch einen neuen sicheren Link ersetzt werden.
• Als bezahlt markieren – Für Rechnungs- und PayPal-Auszahlungen. Geben Sie eine Zahlungsreferenz ein (z. B. Überweisungs-ID, PayPal-Transaktionsnummer) und optional Anmerkungen. Der Kandidat erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit der Referenz.
• Spende bestätigen – Manueller Ersatzweg für Spenden-Auszahlungen. Geben Sie eine Spendenreferenz ein, laden Sie optional einen Beleg als PDF, PNG oder JPG mit höchstens 10 MB hoch und fügen Sie bei Bedarf Anmerkungen hinzu. Der Kandidat erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit Nennung der NGO.

Die Finanzabteilung kann über ihren sicheren Link eine Zahlung oder Spende erfassen. Für eine Spende ist eine Referenz erforderlich; der Beleg bleibt optional, da manche Organisationen nur eine Bestätigungsnummer oder E-Mail ausstellen. In der Aktivitätenübersicht zur Auszahlung protokolliert Kit, wann eine Anfrage in die Warteschlange aufgenommen und vom Mailserver zum Versand angenommen, der Link bewusst aufgerufen und der Abschluss erfasst wurde. Dazu gehören die damals verwendete Empfängeradresse und die von außen angegebenen Daten zur ausführenden Person. Ein eingegebener Name dokumentiert nur, was die Person mit Zugriff auf den Link angegeben hat; Kit prüft ihre Identität nicht.

Abgeschlossen

Auszahlungen, die bearbeitet wurden. Zeigt das Zahlungs-/Spendendatum, wer die Bearbeitung durchgeführt hat, die Zahlungs- oder Spendenreferenz, einen gegebenenfalls hochgeladenen Beleg und eventuelle Anmerkungen.

Automatische Erinnerungen

Ein täglicher Hintergrundjob (läuft um 9:00 Uhr) prüft, ob für Auszahlungen im Status Zahlungsbereit eine Erinnerung fällig ist. Die erste Erinnerung wird beim allernächsten 9:00-Uhr-Lauf verschickt, nachdem der Kandidat seine Daten eingereicht hat – für den ersten Anstoß gibt es keine Wartezeit. Danach sendet der Job nur dann eine weitere Erinnerung, wenn seit der letzten mindestens 3 Tage vergangen sind; Ihr Team wird also etwa alle 3 Tage erinnert, bis die Auszahlung bearbeitet ist. Die Anzahl der Erinnerungen wird pro Auszahlung erfasst – so kann Ihr Team sehen, wie oft es bereits an eine bestimmte Zahlung erinnert wurde.

Erinnerungen werden nur für Auszahlungen ausgelöst, bei denen der Kandidat seine Daten bereits eingereicht hat und die Finanzabteilung noch nicht zuständig ist. Auszahlungen, die noch auf den Kandidaten warten oder für die eine aktive Anfrage an die Finanzabteilung besteht, lösen keine Erinnerungen an das Hiring-Team aus. Schlägt die Zustellung auch nach den automatischen Wiederholungen fehl, wird die Auszahlung wieder Ihrem Team zugewiesen und die Erinnerungen werden fortgesetzt. Sie können die Übergabe erneut senden oder die Zahlung manuell erfassen.

Auszahlungsstatus

Status	Bedeutung
Warten auf Kandidaten	Auszahlung wurde erstellt und wartet auf die Zahlungsdaten des Kandidaten
Zahlungsbereit	Kandidat hat seine Daten übermittelt; kein bestätigtes Finanzpostfach bearbeitet die Auszahlung
Wird an die Finanzabteilung gesendet	Kit hat die sichere Zahlungsanforderung vorgemerkt, der Mailserver hat die Zustellung aber noch nicht angenommen
Bei der Finanzabteilung	Eine sichere Zahlungsanforderung an das eingerichtete Finanzpostfach wurde zum Versand angenommen
Eingreifen erforderlich	Die Zustellung ist nach automatischen Wiederholungen fehlgeschlagen; senden Sie die Übergabe erneut oder nutzen Sie die manuelle Erfassung
Bezahlt	Team hat die Auszahlung als bezahlt markiert (Rechnung oder PayPal)
Gespendet	Team hat die gemeinnützige Spende bestätigt

Auf einen Blick

1. Füllen Sie in den Hiring-Einstellungen die Unternehmensdaten aus, die Kandidaten bei der Auszahlung sehen
2. Optional: Hinterlegen und bestätigen Sie ein separates Finanzpostfach
3. Aktivieren Sie die Auszahlung für die gewünschte(n) Phase(n) – legen Sie Betrag und Währung fest
4. Veröffentlichen Sie die Stelle und lassen Sie Kandidaten sich bewerben
5. Wenn Kandidaten die Einreichung in einer bezahlten Phase abschicken, werden sie aufgefordert, ihre Zahlungsdetails einzureichen
6. Behalten Sie das Auszahlungs-Dashboard und die Aktivitätenübersichten im Blick
7. Senden oder wiederholen Sie Anfragen auf der Auszahlungsseite; jede Ersetzung deaktiviert den bisherigen Link
8. Lassen Sie Zahlungen und Spenden von der Finanzabteilung über sichere Links erfassen, oder weichen Sie auf die manuelle Erfassung aus
9. Prüfen Sie bei Spenden die vom Kandidaten angegebene Organisation unabhängig und erfassen Sie eine Referenz